Trung Tâm Học Liệu Đại Học Huế

Chính sách nhận tặng phẩm của Trung tâm Học liệu

LỜI GIỚI THIỆU

Trung tâm Học liệu Đai học Huế hoan nghênh đón nhận những tặng phẩm sách và những loại hình tài liệu khác về  thư viện nhằm giúp tăng cường và mở rộng sưu tập tài liệu hiện có của Trung tâm. Những tặng phẩm này sẽ được nhân viên của phòng Nghiệp vụ đánh giá để đưa vào sưu tập của Trung tâm dựa theo những tiêu chí được quy định trong chính sách phát triển tài nguyên .

NHỮNG CHÍNH SÁCH CHUNG

  1. Những tặng phẩm như sách và những loại hình tài liệu khác có thể hỗ trợ cho mục tiêu hoạt động của Trung tâm Học liệu Đại học Huế đều được tiếp nhận.
  2. Trung tâm Học liệu có quyền chấp nhận hoặc từ chối những tặng phẩm.
  3. Trung tâm Học liệu sẽ trở thành chủ nhân của những tài liệu được tặng và có quyền quyết định giữ lại, sắp xếp, xử lý biên mục và những xem xét khác liên quan đến việc sử dụng những tài liệu đó.
  4. Ở một số trường hợp, nhân viên của Trung tâm Học liệu sẽ đề xuất gửi tặng phẩm đến những cơ quan hoặc thư viện khác nơi mà những tài liệu đó sẽ phù hợp hơn.
  5. Những tặng phẩm không được sự chấp  nhận, Trung tâm Học liệu sẽ không chịu trách nhiệm về phí vận chuyển liên quan đến tặng phẩm.

QUY TRÌNH TRAO TẶNG

  1. Nhân viên phòng Nghiệp vụ sẽ liên hệ với cơ quan tài trợ để  biết rõ loại tài liệu và số lượng tài liệu ước tính sẽ có trong đợt tặng và thảo luận về việc phân phối.
  2. Trong trường hợp những tặng phẩm lớn được lưu giữ tại địa phương, nhân viên của phòng Nghiệp vụ sẽ đề nghị được xem trước số tặng phẩm để có thể ước tính được quy mô mà nó sẽ trở thành một phần bổ sung tài nguyên hữu ích cho Trung tâm.
  3. Nhân viên của phòng Nghiệp vụ sẽ đưa ra một nhận xét ngắn gọn cho những tặng phẩm để xem liệu nó có thể là một phần bổ sung hữu ích hay không. Nếu những tặng phẩm được chấp nhận, cơ quan tài trợ phải điền và kí vào giấy trao tặng của Trung tâm Học liệu, thừa nhận những điều kiện thực hiện việc trao tặng của  Trung tâm Học liệu.
  4. Những tài liệu được tặng sẽ được cất giữ ở Trung tâm Học liệu trong khi chờ đợi tiến trình xử lí.
  5. Khi tiến độ công việc cho phép, một thành viên của phòng Nghiệp vụ sẽ đưa ra một đánh giá toàn bộ về tặng phẩm dựa theo chính sách phát triển sưu tập tài liệu của Trung tâm.  
  6. Trung tâm Học liệu sẽ khước từ những tặng phẩm khi nó không phù hợp với mục tiêu hoạt động của Trung tâm.  Những tặng vật sẽ được đánh giá theo những chỉ dẫn về chính sách phát triển sưu tập tài liệu liên quan đến tiền tệ và tính thích hợp cho những môn học. Tài liệu được chấp nhận dựa trên sự hiểu biết mà nhân viên bổ sung sẽ có sự đánh giá sâu rộng và việc chọn lựa sau đó hoặc tài liệu có thể bị từ chối.
  7. Những tài liệu trùng đã có trong sưu tập theo thường lệ thì sẽ không được chấp nhận như là quà tặng vì  những hạn chế về không gian, kinh phí và thời gian của nhân viên dành cho việc xử lí và sắp xếp những tài liệu này.
  8. Báo và tạp chí thường không được chấp nhận làm quà tặng trừ phi chúng có một tập hợp đầy đủ  hoặc có thể lấp đầy những khoảng trống ở tập hợp tài liệu hiện thời của Trung tâm.
  9. Những tài liệu ở tình trạng không tốt như giấy dễ rách, bị ướt, viết bậy hoặc gạch xoá, một số trang bị xé hoặc bị mất, gáy sách hỏng hoặc có dấu hiệu ẩm mốc đều không được chấp nhận.
  10. Những tài liệu bằng những ngôn ngữ khác tiếng Anh và tiếng Việt sẽ không được chấp nhận trừ phi chúng là những ngôn ngữ thuộc trong chương trình giảng dạy ngôn ngữ của Đại Học Huế (Pháp văn, Nga văn, Trung văn.)
  11. Trung tâm Học liệu sẽ trả lại những tài liệu không được yêu cầu.  Việc trả lại sẽ được thực hiện vào thời gian thích hợp sau khi được sự đồng ý giữa  nhân viên liên lạc và nhà tài trợ.
  12. Tài liệu được chấp nhận sẽ được xử lý nghiệp vụ để giúp người sử dụng có thể tiếp cận được dễ dàng.
  13. Khi tặng phẩm được thừa nhận thì Trung tâm Học liệu sẽ gửi đến nhà tài trợ một thư cám ơn. Trong những trường hợp đặc biệt, và theo yêu cầu của người tặng, một giấy ghi nhớ việc trao tặng sẽ được gắn vào tài liệu được tặng.

MẪU ĐƠN

                     MẪU ĐƠN DÀNH CHO NHẬN TẶNG PHẨM

Nhân viên giao dịch:

Tổ chức:

Địa chỉ:                                                        Địa chỉ thư diện tử:

Mô tả ngắn gọn về việc trao tặng:

(Trong trường hợp những quà tặng lớn, một danh sách những nhan đề sẽ được kèm theo)

Cơ quan tài trợ đồng ý rằng những tài liệu trong tặng phẩm này sẽ trở thành tài sản của Trung tâm Học liệu Đại học Huế và sẽ được cất giữ hoặc đựợc xử lý nghiệp vụ thích hợp trong sưu tập của Trung tâm.

                                                               Huế, ngày   tháng    năm
Đại diện TTHL nhận tặng phẩm          Đại diện cơ quan tài trợ trao tặng phẩm            

 (Chữ kí của đại diện TTHL)                 Chữ kí của Đại diện cơ quan tài trợ)

                                                                  

  Họ và tên người nhận                                     Họ và tên người tặng